Umowa i kary umowne
Pamiętam doskonale, gdy po raz pierwszy musiałem podpisać poważną umowę – kilka stron – w związku z realizacją pierwszego projektu dla klienta. A nie był to klient byle jaki, choć wcześniej, praktycznie nie realizowaliśmy żadnych zleceń. To pierwsze nadeszło do nas zupełnie niespodziewanie. Ot, zadzwoniła miła Pani, przedstawiła się i powiedziała mniej więcej coś takiego: ” …, dzwonię z firmy Saatchi&Saatchi, znaleźliśmy stronę GRYzonie.pl i chcieliśmy u Państwa zamówić grę dla jednego z naszych klientów … „. Tak zdobyliśmy pierwszego klienta. Przysłali nam umowę, my ją podpisaliśmy i odesłaliśmy. I wszystko było super. Później jednak, takich umów podpisywałem znacznie więcej, z różnymi kolejnymi klientami. Nie wszystko udało się już tak fantastycznie, jak przy tym pierwszym projekcie.
Po dziewięciu latach prowadzenia własnego biznesu nauczyłem się wielu rzeczy. W tym, wielu rzeczy, związanych właśnie z treścią umów. Dawniej, gdy nie miałem zbyt wielu doświadczeń i wiedzy, podpisywałem umowę taką, jaką otrzymywałem od klienta. Dlaczego? Bo wydawało mi się, że skoro taką umowę dostaję, to takie są warunki, by rozpocząć współpracę. Dopiero po kilku nauczkach, które zwykle były dość kosztowne, nauczyłem się, że zawartość umowy można, a nawet trzeba, negocjować.
Zawartość umowy nie jest wyryta w kamieniu.
Wiem dlaczego takie miałem podejście. Kiedy dostajemy umowę z banku, od operatora kablówki, od dostawcy telefonu – podpisujemy taką samą umowę, jak pozostali klienci. Jeśli jej nie podpiszemy, to zwyczajnie nie dostaniemy kredytu, nie podłączą nam telefonu, itp. Uczymy się więc, że warunki, jakie nam są przedstawiane, musimy zaakceptować, jeśli mamy przejść do realizacji. Ale to myślenie jest błędne i wynika jedynie z braku wiedzy i pewnej odwagi, by daną umowę negocjować.
O ile ciężko będzie zmusić bank, by zrezygnował z zapisów w umowie, które zabezpieczają go w relacji z klientem, o tyle, kiedy nasza umowa dotyczy pracy, jaką mamy wykonać, wtedy każdy z jej punktów powinniśmy dokładnie przemyśleć.
Kary umowne.
Tu dochodzimy właśnie do najważniejszego punktu. Kiedy podpisywałem pierwsze umowy, dobrowolnie zgadzałem się na to, że w przypadku niezrealizowania części lub całości projektu, będę zobowiązany zapłacić kary, które często przewyższały wielokrotnie wartość wynagrodzenia, jakie otrzymałbym z tytułu realizacji danego projektu. W pewnym momencie stwierdziłem, że jest to absolutnie bezsensu. Wiecie kiedy to stwierdziłem? Gdy przyszło zapłacić mi całkiem sporą karę umowną! Po tym zdarzeniu, postanowiłem, że nie zgodzę się na kary umowne, które będą dla mnie niekorzystne.
Co się okazało? Otóż, klienci, których myślałem, że stracę, bo nie chcę zgodzić się na ich warunki (tak, jak zapewne stałoby się w przypadku kredytu), zgadzali się praktycznie na większość zmian, jakie chciałem wprowadzić do umowy. W ten sposób, ograniczyłem wysokość kar umownych, które wcześniej przekraczały wysokość wynagrodzenia, do wielkości stanowiącej pewien jego procent.
Zdarzało się, że klienci wysyłali mi do podpisania umowę, w której w przypadku 5 dni opóźnienia, mieli prawo odmówić mi wynagrodzenia. Wynikało z tego, że jeśli projekt trwający 30 dni opóźnię o dni 5, nie dostanę za niego ani złotówki. Klient natomiast, otrzyma swój projekt w całości, za darmo, jedynie z pięciodniowym opóźnieniem.
Bywały też umowy, w których za każdy dzień zwłoki musiałbym zapłacić kilkadziesiąt % wielkości wynagrodzenia.
Negocjuj.
Odkąd zacząłem negocjować, nie podpisuję umowy, która mogłaby pozbawić mnie wynagrodzenia. Szczególnie, że w każdej umowie będzie zapis, który poza karami umownymi, pozwala klientowi dochodzić się w sądzie, jeśli poniósł on straty. Jaki zatem ma sens stosowanie kar umownych? Może warto zatem wprowadzić również „nagrody umowne„, za każdy dzień realizacji zlecenia przed czasem wyznaczonym w umowie?
Zachęcam Was do negocjowania każdej umowy, jaką przyjdzie Wam w życiu podpisać. Jeśli jakiś zapis jest dla Was niekorzystny, powiedzcie, że chcecie go zmienić i zaproponujcie inny wariant. Jeśli ktoś chce np. 500 zł kary za dzień zwłoki, a całość wynagrodzenia wynosi 2000 zł, to zaproponujcie 1% kary, zamiast stałej kwoty. Jeśli ktoś nie chce Wam zapłacić, jeśli spóźnicie się o 5 dni, to zamieńcie ten zapis, na karę umowną stanowiącą jakiś procent wynagrodzenia – ale nie całe, bo swoją pracę przecież wykonacie i pieniądze Wam się za to należą. Ustalcie maksymalną kwotę, do jakiej klient może naliczać kary umowne i niech ta kwota nie przekracza Waszego wynagrodzenia, bo nie dostaniecie nic, a jeszcze może być tak, że zrobicie projekt i trzeba będzie do niego dopłacić.
Nie inwestujecie w akcje wysokiego ryzyka, więc nie bawcie się z klientami w hazard. Szczególnie, że w przypadku produkcji rzeczy na zamówienie, ciężko jest czasem wyznaczyć precyzyjnie termin. To nie pieczenie chleba, że zawsze zajmuje tyle samo czasu.
Umowa tak nas przeraża, że rezygnujemy.
Zanim jeszcze wiedziałem, że warunki umowy należy negocjować, zrezygnowałem z bardzo dobrego kontraktu na sprzedaż strony GRYzonie.pl, gdyż zapisy, jakie znalazłem w umowie, były przeze mnie nieakceptowalne. Ale zamiast próbować je zmienić, odrzuciłem propozycję. Dzisiaj najpierw spróbowałbym zmienić niekorzystne zapisy i być może transakcja doszłaby do skutku. Dlatego zawsze, ale pisząc zawsze, mam na myśli ZAWSZE, negocjujcie to, co jest dla Was niekorzystne.
Życzę Wam dobrych umiejętności negocjacyjnych i jak najniższych kar umownych.
Michał Cieślak
Słuszne uwagi Michale. Z doświadczenia mogę dodać tylko tyle, że lepiej zapobiegać już na samym wstępie, niż potem prowadzić wielomiesięczną sprawą sądową dotyczącą chociażby powództwa o tzw. miarkowanie zbyt wysokich kar umownych przez sąd. Pamiętaj również, że podpisując umowę jako przedsiębiorca, zawierający nowy stosunek prawny z innym przedsiębiorcą zmuszony jesteś do wykazania tzw. należytej staranności i dokładnego zapoznania się z treścią podpisywanej umowy. To co przyjmie papier, później bardzo ciężko jest odkręcić. Z mojej strony radzę zwracać uwagę na postawione w umowie rygory, jak chociażby wymóg formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ten skromny zapis w praktyce sądowej oznacza między innymi brak możliwości przesłuchiwania świadków w celu obalenia treści dokumentu. Jak się to ma do praktyki, wszystkie ustalenia, aneksy i porozumienia zmieniające warunki umowy muszą być sporządzone w formie pisemnej. Brak zachowania takiej formy co do zasady wiązać będzie się z nieważnością tak poczynionych zmian. Uwierz mi również, że mimo znacznego stopnia wykształcenia sporej liczby naszego społeczeństwa, większość osób ma ogromne problemy ze zrozumieniem i interpretacją języka prawniczego. Dlatego też w razie jakichkolwiek wątpliwości radzę skorzystać z pomocy doświadczonego adwokata lub r.pr., który przeanalizuje warunki umowy.
Osobiście na co dzień zajmuję się analizowaniem i przygotowywaniem umów i innych tekstów prawnych i powiem ci tyle, że ludzie są gotowi podpisać cokolwiek im się podstawi do podpisania. To jest przerażające.
Łukasz – dzięki wielkie za ten komentarz. Ja kiedyś też tak podchodziłem, że podpisywałem co dali. Drogo mnie to kosztowało i od tej pory już tak nie robię.